- Finanse fundacji i stowarzyszeń to zestaw obowiązków podatkowych, rachunkowych i sprawozdawczych, które zależą od źródeł przychodów, formy organizacji i sposobu wydatkowania nadwyżki.
- Jeśli prowadzisz NGO, najczęściej ryzyko powstaje na styku: CIT, VAT, rozliczanie dotacji oraz terminowe złożenie sprawozdań.
- Najbardziej „kosztowny” błąd praktyczny to brak rozdzielenia: działalności statutowej, odpłatnej i gospodarczej, bo to utrudnia obronę zwolnień w CIT i rozliczenia projektów.
- Co możesz zrobić teraz? Ustal listę przychodów w NGO, przypisz im konsekwencje w CIT i VAT, wdroż prosty obieg dokumentów z dwiema akceptacjami oraz kalendarz terminów sprawozdawczych.
Finanse fundacji i stowarzyszeń opierają się na tej samej bazie: NGO jest podatnikiem CIT, prowadzi rachunkowość i składa sprawozdania, a zakres obowiązków wynika z tego, skąd masz pieniądze i na co je wydajesz.
Zastanawiasz się, dlaczego dwie organizacje z podobną misją mają zupełnie inne ryzyka podatkowe? Różnicę robią źródła wpływów, sposób dokumentowania kosztów oraz to, czy prowadzisz sprzedaż odpłatną lub działalność gospodarczą.
Warianty rozwiązań w skrócie, jakie masz opcje?
| Opcja | Kiedy wybrać | Zalety | Wady | Największe ryzyko |
|---|---|---|---|---|
| Pełne księgi rachunkowe | Gdy masz dotacje, projekty, zatrudnienie, sprzedaż odpłatną lub gospodarczą | Pełny obraz finansów, łatwiejsza kontrola projektów, mocne dowody na potrzeby kontroli | Więcej pracy i kosztów obsługi, wymóg spójnej polityki rachunkowości | Błędy w przypisaniu kosztów do celów i projektów |
| Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK) | Gdy spełniasz ustawowe warunki i skala działań jest mała, bez złożonych projektów | Prostsza ewidencja, szybsze zamknięcie roku, niższy koszt obsługi | Mniejsza szczegółowość danych, trudniejsze raportowanie projektowe | „Rozjazd” ewidencji z wymaganiami dotacji i kontroli |
| Outsourcing księgowości + wewnętrzne procedury | Gdy zarząd nie ma zasobów na księgowość, a organizacja rośnie | Stały rytm dokumentów, porządek w terminach, wsparcie w sprawozdaniach | Potrzebujesz sprawnego obiegu dokumentów w NGO, bez tego koszty rosną | Brak dowodów i akceptacji po stronie NGO |
Przykładowa decyzja: jeśli rozliczasz dotacje z budżetem i wskaźnikami, wybierasz pełne księgi, a UEPiK traktujesz jako rozwiązanie dla prostych modeli działania bez projektowej „księgowości analitycznej”.
Jakie są różnice finansowe między fundacją a stowarzyszeniem i co zmieniają w podatkach?
Fundacja opiera się na majątku i fundatorze, stowarzyszenie na członkach, a w finansach różnica wychodzi w zarządzaniu środkami, dokumentowaniu decyzji i sposobie rozliczania aktywności odpłatnej.
W obu formach spotkasz CIT, rachunkowość i sprawozdania, jednak w stowarzyszeniu dochodzi mechanika składek i uchwał organów, a w fundacji częściej pojawia się zarządzanie majątkiem oraz wydatki na realizację celów określonych w statucie.
Przykład: jeśli stowarzyszenie ma 120 członków i składkę 20 zł miesięcznie, wpływy roczne to 28 800 zł, a obowiązek dowodowy obejmuje listę członków, uchwałę o składce i ewidencję wpłat.
Od początku rozdziel trzy „koszyki”: statut, działalność odpłatną i działalność gospodarczą, bo każdy koszyk ma inne dowody, inne ryzyka i inne rozliczenia.
Jakie przychody w NGO tworzą obowiązki podatkowe, darowizny, składki, dotacje, 1,5% i sprzedaż?
Obowiązki podatkowe w NGO wynikają z tego, czy przychód jest darowizną lub dotacją, czy jest zapłatą za świadczenie, czyli sprzedażą usługi lub towaru.
Darowizny, składki, dotacje i 1,5% z PIT to typowe wpływy statutowe, które wymagają poprawnej dokumentacji, umów, opisów przelewów i ewidencji celowej wydatków. Działalność odpłatna wprowadza cenniki, regulaminy i dowody świadczeń, a działalność gospodarcza wprowadza standard sprzedaży i rozliczeń jak w firmie.
- Darowizna pieniężna: umowa lub potwierdzenie przelewu, cel wydatku zgodny ze statutem
- Dotacja: budżet projektu, harmonogram, opis księgowy kosztów według wytycznych grantodawcy
- Sprzedaż odpłatna: dowód świadczenia i cena, która odpowiada zasadom działalności odpłatnej
Kiedy fundacja lub stowarzyszenie płaci CIT i jak nie utracić zwolnień?
Fundacja i stowarzyszenie są co do zasady podatnikami CIT, a zwolnienia dotyczą dochodu przeznaczonego i wydatkowanego na cele wskazane w przepisach, przy zachowaniu dowodów i rozdzielenia rodzajów działalności.
W praktyce spór z fiskusem dotyczy zwykle tego, czy wydatek faktycznie realizuje cele, czy dokumenty potwierdzają związek, oraz czy NGO nie „przenosi” kosztów gospodarczych na statut. Zeznanie CIT-8 składasz do końca 3. miesiąca następnego roku, a podatek z zeznania płacisz w tym samym terminie.
Przykład uproszczony: nadwyżka roku to 10 000 zł. Jeśli 4 000 zł idzie na wydatek niezwiązany z celami uprawniającymi do zwolnienia, podstawa opodatkowania to 4 000 zł, a CIT przy stawce 19% to 760 zł.
Najpierw rozdziel aktywności i dowody: jeden rachunek i jeden opis kosztu dla „wszystkiego” kończy się słabą obroną zwolnień w CIT.
Kiedy w NGO pojawia się VAT i jak rozpoznać obowiązek rejestracji?
VAT pojawia się wtedy, gdy NGO wykonuje czynności opodatkowane, a obowiązek rejestracji powstaje po przekroczeniu limitu zwolnienia podmiotowego lub w sytuacjach wskazanych w ustawie.
Od 01/01/2026 r. limit zwolnienia podmiotowego VAT to 240 000 zł rocznie, liczony jako suma sprzedaży objętej VAT. Przykład: jeśli sprzedajesz bilety na warsztaty po 15 000 zł miesięcznie, suma roczna to 180 000 zł, a przy typowym modelu sprzedaży pozostajesz w limicie.
Najpierw policz sprzedaż opodatkowaną: oddziel wpływy typu darowizny i dotacje od wpływów za usługę lub towar, bo to różne kategorie w VAT.
Jak ułożyć księgowość NGO, księgi, ewidencje, polityka rachunkowości i obieg dokumentów?
Księgowość NGO działa poprawnie wtedy, gdy masz spisane zasady rachunkowości, czytelny obieg dokumentów i stałe rozdzielenie kosztów na działania statutowe, odpłatne i gospodarcze.
W praktyce zaczynasz od: polityki rachunkowości, planu kont, instrukcji opisu dowodów, zasad akceptacji i archiwizacji. Przy projektach potrzebujesz oznaczeń: numer projektu, kategoria budżetu, źródło finansowania, wkład własny.
Minimalny opis dowodu kosztowego: cel, związek ze statutem lub projektem, data i miejsce, osoba zatwierdzająca, źródło finansowania, sposób płatności, numer umowy lub uchwały.
Jakie sprawozdania przygotować i gdzie je złożyć, terminy i ścieżki dla KRS i poza KRS?
NGO przygotowuje sprawozdanie finansowe zgodnie z zasadami rachunkowości, zatwierdza je, a następnie przekazuje do właściwego systemu: KRS albo Szefa KAS, zależnie od wpisu do rejestru.
Jeśli NGO jest wpisane do KRS, składa sprawozdanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych, w terminie 15 dni od zatwierdzenia. Jeśli NGO nie jest wpisane do KRS, sprawozdanie wysyła do Szefa KAS w terminie 10 dni od zatwierdzenia.
Dla organizacji z OPP dochodzi publikacja sprawozdań merytorycznych i finansowych w systemie NIW, w terminach wskazanych w przepisach i komunikatach instytucji prowadzącej bazę sprawozdań OPP.
Jak rozliczać dotacje i projekty, budżet, kwalifikowalność kosztów, wkład własny i kontrola?
Dotację rozliczasz tak, jak wymaga tego umowa i wytyczne, a nie tak, jak „wygląda faktura”, dlatego księgowość projektowa musi mieć własne kody i dowody.
Budżet projektu dzielisz na pozycje i limity, a każdy koszt opisujesz zgodnie z kategorią, okresem i celem. Wkład własny dokumentujesz tak samo rygorystycznie jak część dotacyjną, bo w kontroli liczy się dowód, a nie intencja.
- Kwalifikowalność kosztu: zgodność z budżetem, terminem i celem projektu
- Ścieżka audytu: umowa, zamówienie, dostawa, odbiór, płatność, opis, akceptacja
- Kontrola wydatków: porównanie budżetu z wykonaniem co najmniej raz w miesiącu
Jakie są najczęstsze błędy finansowe w NGO i jakie niosą konsekwencje?
Najczęstsze błędy w NGO dotyczą dokumentów, rozdzielenia celów i terminów, a konsekwencją są korekty dotacji, spory podatkowe i odpowiedzialność członków zarządu.
W praktyce powtarzają się cztery schematy: brak dowodu wykonania usługi, opisy faktur „ogólne”, koszty poza budżetem dotacji oraz mieszanie wydatków statutowych z gospodarczymi. Taki układ utrudnia obronę zwolnień CIT i rozliczenie VAT.
- koszt bez umowy lub protokołu, przy którym nie da się wykazać świadczenia
- wydatki projektowe opisywane „zbiorczo”, bez kategorii budżetowej i okresu
- spóźnione zatwierdzenie sprawozdań i brak ścieżki złożenia do KRS albo KAS
Jak zbudować system kontroli finansowej w NGO, procedury, upoważnienia i odpowiedzialność zarządu?
Bezpieczny system kontroli finansowej w NGO opiera się na prostych zasadach: rozdzieleniu ról, dwustopniowej akceptacji kosztów, stałym monitoringu budżetu i udokumentowanych decyzjach zarządu.
- Matryca uprawnień: kto zamawia, kto akceptuje, kto płaci, kto księguje
- Limity i progi: kwoty, po których wymagasz uchwały lub drugiego podpisu
- Kontrola budżetu: miesięczne zestawienie „plan vs wykonanie” dla całej organizacji i projektów
Najpierw wdroż rytm: raz w miesiącu zamknięcie dokumentów, raport kosztów według celów i projektów oraz przegląd płatności z listą zatwierdzoną przez zarząd.
Checklista, co zrobić krok po kroku
- Spisz źródła wpływów: darowizny, składki, dotacje, 1,5%, sprzedaż odpłatna, działalność gospodarcza.
- Przypisz konsekwencje podatkowe: CIT dla nadwyżki i warunki zwolnień, VAT dla sprzedaży opodatkowanej i limitu.
- Ustal obieg dokumentów: opis faktury, akceptacja merytoryczna, akceptacja finansowa, archiwizacja.
- Wdróż księgowość projektową: kody projektów, kategorie budżetu, źródła finansowania, wkład własny.
- Dodaj kalendarz terminów: CIT-8, zatwierdzenie sprawozdania, wysyłka do KRS albo do Szefa KAS, obowiązki OPP.
Słowniczek pojęć
FAQ, najczęściej zadawane pytania
Czy fundacja i stowarzyszenie zawsze składają CIT-8?
Co do zasady podatnicy CIT składają CIT-8 po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do końca trzeciego miesiąca następnego roku. Wyjątki dotyczą podmiotów zwolnionych podmiotowo, zgodnie z przepisami.
Czy 1,5% podatku PIT w NGO tworzy VAT?
Wpływy z 1,5% PIT nie są zapłatą za usługę lub towar, więc nie stanowią sprzedaży opodatkowanej VAT. To wpływ publicznoprawny przekazywany organizacji uprawnionej.
Jaki jest limit zwolnienia podmiotowego VAT w 2026 roku?
Od 01/01/2026 r. limit zwolnienia podmiotowego VAT wynosi 240 000 zł rocznie. Limit dotyczy sumy sprzedaży objętej VAT, liczonej zgodnie z ustawą.
Gdzie NGO składa sprawozdanie finansowe, do KRS czy do urzędu skarbowego?
NGO wpisane do KRS składa sprawozdanie przez Repozytorium Dokumentów Finansowych. NGO niewpisane do KRS przekazuje sprawozdanie do Szefa KAS w terminie wskazanym dla tej ścieżki.
Czy dotację trzeba księgować inaczej niż pozostałe wpływy?
Dotację rozliczasz według umowy i wytycznych, z przypisaniem kosztów do projektu i budżetu. W praktyce wymaga to ewidencji pozwalającej odtworzyć pełną ścieżkę wydatku.
Czy NGO może prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów?
Tak, jeśli spełnia warunki wynikające z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz stosuje zasady ewidencji wynikające z rozporządzenia. Wybór powinien być spójny z wymaganiami dotacji i kontroli.
Kto odpowiada za błędy w finansach fundacji lub stowarzyszenia?
Za organizację odpowiada zarząd, który zatwierdza wydatki i sprawozdania oraz organizuje system kontroli wewnętrznej. Księgowość i biuro rachunkowe wykonują czynności, ale nie zastępują decyzji organów NGO.
Źródła i podstawa prawna
- podatki.gov.pl, Zwolnienie podmiotowe VAT (limit 240 000 zł od 01/01/2026 r.), odczyt: 01/02/2026 r.
- podatki.gov.pl, Informacje podstawowe CIT (CIT-8 do końca 3. miesiąca), odczyt: 01/02/2026 r.
- gov.pl, e-Sprawozdania Finansowe, złożenie do Szefa KAS (ścieżka dla jednostek poza KRS), odczyt: 01/02/2026 r.
- niw.gov.pl, Sprawozdania OPP, odczyt: 01/02/2026 r.
- Dziennik Ustaw, poz. 1880, Rozporządzenie z 22/12/2025 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, publikacja: 30/12/2025 r.
Dane liczbowe aktualne na dzień: 01/02/2026 r.
Jak liczone są przykłady: wyliczenia pokazują mechanikę podatków i limitów na uproszczonych założeniach. Wynik zależy od struktury przychodów, zapisów statutu, umów dotacyjnych oraz sposobu dokumentowania wydatków.
Co możesz zrobić po przeczytaniu tego artykułu?
- Ułóż listę wpływów i kosztów tak, aby finanse fundacji i stowarzyszeń dało się obronić dokumentami, celami i terminami.
- Wdróż dwie akceptacje kosztów oraz opis dowodów, tak aby każdy wydatek miał cel, źródło finansowania i osobę odpowiedzialną.
- Dodaj kalendarz roczny: zatwierdzenie sprawozdania, wysyłka do KRS albo do Szefa KAS, CIT-8 oraz obowiązki OPP.
Aktualizacja artykułu: 01 lutego 2026 r.
Autor: Jacek Grudniewski
Ekspert ds. produktów finansowych i pasjonat rynku nieruchomości
Kontakt za pośrednictwem LinkedIn:
https://www.linkedin.com/in/jacekgrudniewski/
Treści przedstawione w artykule mają wyłącznie charakter informacyjny i edukacyjny. Nie stanowią porady prawnej, podatkowej ani finansowej w rozumieniu przepisów prawa. Przed podjęciem decyzji mającej wpływ na Twoje finanse, skonsultuj się z licencjonowanym specjalistą.
